Responsable de l’Unité d’Appui au Développement

À propos de L’IPAR

IPAR (Initiative Prospective Agricole et Rurale) est une plateforme dédiée à la réflexion, au dialogue et à l’élaboration de politiques agricoles et rurales au Sénégal et en Afrique
de l’Ouest. Fondée par des experts agricoles engagés auprès des organisations paysannes, elle vise à instaurer des espaces durables de réflexion stratégique et prospective.
Dans le dessein de favoriser le développement économique et social régional, IPAR concentre ses actions autour de trois axes majeurs : la recherche, le renforcement des
compétences et le dialogue politique. L’organisation s’engage à créer un cadre propice à la recherche de qualité, à la prospective stratégique et à un débat éclairé. Ces initiatives
sont étroitement alignées sur les besoins et les priorités des décideurs ainsi que des communautés de base.

À propos du poste

Nous sommes à la recherche d’un Responsable à temps plein pour l’Unité d’Appui au Développement afin d’aider à développer et à mettre en œuvre une nouvelle cellule de
Prestation de Services à l’IPAR.

OTT soutient les efforts de l’IPAR dans sa démarche visant à favoriser le développement économique et social au sein de la région ouest-africaine. Pendant la période du contrat,
le Responsable de l’Unité d’Appui au Développement sera employé avec OTT mais entièrement intégré à l’IPAR.

À long terme, nous prévoyons que le titulaire du poste sera employé directement par l’IPAR.

L’IPAR est un centre de recherche sur les politiques de développement agricole et rural basé au Sénégal qui souhaite étendre son modèle d’activité au-delà de la recherche, du
renforcement des capacités/de la formation, du plaidoyer et du débat public pour développer une unité distincte offrant une gamme de services dans la mise en œuvre de
projets et de programmes.

Le Responsable de l’unité de prestation de services aura l’occasion de concevoir et de mettre en œuvre un projet pilote pour cette unité en mettant en place les politiques et les
procédures permettant à l’IPAR de suivre, de hiérarchiser et d’élaborer des propositions pour une gamme de projets et de services de mise en œuvre de programmes ; de
développer les équipes chargées de mettre en œuvre ces projets ; et de suivre et de rendre compte des progrès accomplis. Le rôle consistera notamment à diriger les efforts de
l’IPAR pour identifier les possibilités de soumissionner pour des subventions ou des accords de coopération de l’USAID, de préparer des propositions et de gérer le processus
d’appel d’offres dans son intégralité.

Le Responsable de l’Unité de prestation de services sera placé sous la responsabilité hiérarchique de Cheikh Oumar Ba, Directeur exécutif de l’IPAR, et aura la responsabilité hiérarchique d’un assistant et une responsabilité horizontale vis-à-vis des autres équipes techniques et administratives/financières pour le suivi et l’élaboration des réponses (y
compris les budgets) aux opportunités. Il travaillera en étroite collaboration avec la direction de l’IPAR pour veiller à ce que l’unité de prestation de services s’aligne sur le plan stratégique de l’IPAR.

Il travaillera également avec le directeur de la communication de l’IPAR pour maximiser la visibilité de la nouvelle fonction.

Le responsable travaillera également en étroite collaboration avec Enrique Mendizabal (Directeur de l’OTT) et Julie LaFrance qui lui fourniront des conseils sur le processus de création de l’unité de prestation de services, tout en le mettant en contact avec d’autres groupes de réflexion en Afrique et ailleurs au sein de la communauté globale des think tanks qui ont réussi à mettre en place des unités de prestation de services distinctes au sein de leur organisation.

Responsabilités principales

élaboration et mise en oeuvre d’une stratégie de développement : prendre la direction de l’élaboration et de la mise en oeuvre d’une stratégie pour l’unité de prestation de services à l’IPAR. Vous serez chargé(e) de fixer des objectifs et d’élaborer un plan pour les atteindre ;
plan des affaires : rechercher de nouvelles opportunités de projets, contacter les bailleurs de fonds et les clients, diriger et contribuer à l’élaboration de notes conceptuelles, de propositions, de budgets et de manifestations d’intérêt. Nous tenons à maintenir un bon équilibre entre le développement proactif d’initiatives basées sur notre propre compréhension des défis et des opportunités dans le domaine et la réponse aux appels à propositions des clients ;
exécution des programmes et des projets : le chef sera également responsable de l’exécution de tout nouveau projet acquis. Cela comprend la mise en place des équipes, l’élaboration des plans de travail et la détermination des rôles et des responsabilités, la supervision de la qualité et de la production en temps voulu des éléments livrables, la gestion du budget, etc. Le responsable peut utiliser les nouveaux projets pour commencer à constituer l’équipe de l’unité, déléguant ainsi certaines responsabilités aux membres de l’équipe ;
établir des règles et un système de suivi financier : en coordination avec le chef de l’administration et des finances, le chef doit établir des règles financières et des systèmes de suivi financier pour les dépenses liées à la préparation des offres ;
suivre et documenter les progrès réalisés dans le développement et la mise en oeuvre de l’unité ;
identifier et suivre les performances par rapport aux objectifs annuels en matière d’élaboration et d’obtention de propositions, les implications financières des appels d’offres et des attributions, les taux d’attribution estimés (par exemple, une bonne année se traduirait par un taux d’attribution de 30 % sur la valeur des contrats) ;
élaborer des propositions et lancer le processus d’appel d’offres pour au moins 1 subvention et/ou accord de l’USAID. Pour l’USAID en particulier, le responsable devra :
- lire le CDCS de l’USAID/Sénégal et le RDCS de l’USAID/Afrique de l’Ouest ;
- se familiariser avec le site Internet de l’USAID/Sénégal ;
- lire la section « Travailler en partenariat avec nous » du site web de l’USAID/Sénégal ;
- étudier les sections sur les subventions et les accords de coopération dans la section « Trouver une opportunité de financement » ;
- envisagez de télécharger l’application mobile Grants.gov pour un accès continu aux opportunités ;
- s’inscrire sur le site www.grants.gov;
- accéder au site web « Business Forecast » de l’USAID, parcourir ses liens et s’inscrire à la liste de diffusion de l’USAID sur les marchés publics et l’assistance ;
- utiliser les ressources d’apprentissage et de formation sur Grants.gov et Business Forecast pour apprendre à rechercher des opportunités pour lesquelles IPAR est éligible ;
- identifier le personnel de l’USAID/Sénégal et de l’USAID/Afrique de l’Ouest qui peut répondre aux questions sur les opportunités et les appeler ou leur envoyer un courriel pour en savoir plus sur l’éligibilité, le calendrier, le processus de candidature, etc. ;
- coordonner la préparation des propositions, des manifestations d’intérêt et des autres réponses requises pour l’examen (et le déclenchement de la procédure NUPAS). Cette activité peut être dirigée et coordonnée par le consultant, mais elle doit être diffusée et partagée, avec la personne responsable fournissant des conseils sur la structure de la proposition, les délais, etc. ;
- faire le suivi des documents et s’entretenir avec le personnel de l’USAID sur les possibilités de subventions à venir.

Principaux Livrables

La mission durera 10 mois et les livrables attendus sont les suivants :

une préparation de propositions, de manifestations d’intérêt (minimum 6 opportunités dont 1 opportunité USAID) ;
un manuel de procédures (ou une compilation des politiques et procédures) ;
un rapport de synthèse sur le processus de prestation et de mise en oeuvre de l’unité ;
un plan de viabilité pour le ressourcement futur de cette unité ;
un système de suivi des objectifs financiers et de performance.

À propos de vous

Nous recherchons une personne dotée d’un esprit entrepreneurial et d’une expérience dans la constitution de cabinets de conseil ou dans la création de sources de revenus au sein d’organisations à but non lucratif, d’ONG ou d’organismes de recherche.

Nous recherchons une personne stratégique, dotée de compétences en matière de « business development », d’un sens aigu des relations et du travail en réseau et d’une expérience en matière de mise en place de nouveaux processus opérationnels et d’obtention de résultats dans la génération de nouvelles opportunités en termes de contrats et/ou de projets.

Aptitudes et compétences clés :

connaitre de l’organisation des think tanks et avoir de l’expérience dans le développement de nouvelles opportunités, la mobilisation de ressources et la préparation d’offres pour un éventail de donateurs, y compris : USAID et autres agences bilatérales, organisations multilatérales, fondations internationales, grandes ONG internationales ;
être basé à Dakar ;
avoir une expérience des attentes et des procédures de l’USAID en matière de subventions et de contrats ;
disposer d’excellentes compétences en matière de communication et de rédaction, pour divers publics, y compris à des fins de collecte de fonds et de développement commercial, de gestion et de services de conseil (par exemple, concis, succinct et clair) ;
avoir une capacité avérée à traduire des idées de recherche, de plaidoyer et de mise en oeuvre en projets susceptibles d’être financés ;
avoir des compétences en matière de négociation, d’écoute, de communication en matière d’idées, de résolution de problèmes, de prise de décision ;
avoir la capacité à travailler au sein d’une équipe et capacité à travailler de manière indépendante et à distance ;
disposer d’un’ expérience de la constitution et de la gestion d’équipes ;
détenir de solides compétences en matière de multitâche et de gestion de projet. Plus précisément, des compétences en matière de gestion du temps, y compris la gestion d’une charge de travail complexe et variée et du budget correspondant ;
avoir d’excellentes compétences informatiques (Word, Excel, Power Point, plus des logiciels d’enquête et de recherche qualitative/quantitative, idéalement) ;
avoir une maîtrise du français et de l’anglais.

Expérience antérieure :

expérience de travail au sein d’un groupe de réflexion, d’un institut de recherche politique ou d’un cabinet de conseil ;
expérience de la rédaction d’offres retenues en réponse à des demandes de propositions émanant de fondations, d’agences bilatérales et multilatérales, d’ONG, etc. et de l’élaboration de projets susceptibles d’être financés ;
expérience de l’élaboration de projets et de programmes propres et de la mobilisation réussie de fonds pour les mener à bien ;
expérience de la réalisation de programmes et de projets de conseil/prestation de services .

Qualités personnelles :

autonome, proactif et travailleur indépendant. Nous recherchons des candidats dotés d’un esprit et d’une approche d’entrepreneur et désireux de s’associer à la mission de l’IPAR ;
esprit critique et capacité de réflexion ;
capable d’effectuer plusieurs tâches à la fois, de gérer et de hiérarchiser des échéances concurrentes ;
capacité à gérer efficacement le temps et les ressources ;
capacité à travailler et à s’entendre avec un ensemble diversifié d’individus.

Conditions d’emploi

horaires : Temps plein (horaires de travail flexibles) ;
salaire : Compétitif en fonction de votre expérience ;
veuillez noter qu’OTT est une société basée au Royaume-Uni, OTT prendra en charge la rémunération de ce poste pour les 10 premiers mois ;
type de contrat : OTT proposera un contrat de consultant ;
durée du contrat : Contrat de 10 mois.

Comment postuler

Veuillez soumettre votre candidature par courriel à Julie LaFrance ([email protected]) :

Votre CV
Une lettre de motivation détaillant votre expérience et vos compétences pour remplir ce rôle. Ce poste nécessite un candidat prêt à se lancer immédiatement. Veuillez fournir des preuves de votre expérience et de vos compétences.

Nous vous recommandons de soumettre votre candidature dès que possible. Les candidats seront contactés sur une base continue.

Diversité et inclusion

Chez OTT, nous valorisons la diversité. Il en va de même pour nos partenaires de l’IPAR. Nous encourageons les candidatures de partout dans le monde et nous ne pratiquerons aucune discrimination autre que sur la base de la capacité du candidat à remplir ses fonctions.

Cependant, dans ce cas précis, compte tenu de la nature du poste, nous recherchons des candidats basés à Dakar et désireux de développer une relation à long terme avec l’IPAR Sénégal.

English translation below

About IPAR

IPAR (Initiative Prospective Agricole et Rurale) serves as a platform for fostering reflection, dialogue, and the formulation of coordinated agricultural and rural policies in Senegal and the broader West African region. Originating from the insights of agricultural specialists deeply involved with farmers’ organizations, it aims to establish enduring arenas for forward-thinking and strategic deliberation.

With an overarching objective to catalyze economic and social development across the sub-region, IPAR’s activities center around three core domains: research, capacity building, and policy dialogue. IPAR strives to create a forum characterized by robust research, strategic foresight, and informed debate. These efforts are closely aligned with the needs and priorities of both decision-makers and grassroots communities.

About the role

We are looking for a full-time Head of the Development Support Unit to help develop and deliver a new Development Support Unit at IPAR Senegal.

OTT is supporting IPAR Senegal’s efforts to strengthen its Development Support function. During the contracting period, the Head of the Development Support Unit will be contracted by OTT but fully embedded in IPAR.

In the long-term, we expect the post-holder will be employed by IPAR directly.

IPAR is an agriculture and rural development policy research centre based in Senegal that wants to expand its business model beyond research, capacity building/training and advocacy and public debate to develop a distinct unit that offers a range of services in project and program implementation.

The Head of the Development Support Unit will have the opportunity to design and deliver a pilot for this unit by setting up the policies and procedures for IPAR to track, prioritise and develop proposals for a range of projects and program implementation services; develop the teams to implement these projects; and monitor and report on progress. The role will include leading IPAR’s efforts to identify opportunities to bid for USAID grants or cooperative agreements, develop proposals and manage the solicitation process from start to finish.

The Head of the Development Support Unit will be line managed by Cheikh Oumar Ba, Executive Director at IPAR, and have line responsibility to an assistant and dotted-line responsibility to other technical and administrative/financial teams for monitoring and developing responses (including budgets) to opportunities.

The Head will work closely with IPAR’s leadership team to ensure the Development Support Unit aligns with IPAR’s Strategic Plan.

The Head will also work with IPAR’s communications director to maximise the visibility of the new function.

The Head will also work closely with Enrique Mendizabal (OTT Director) and Julie LaFrance who will provide guidance on the process for establishing the Development Support Unit, and will connect the Head with other think tanks in Africa and elsewhere from the global think tank community who have successfully established separate Development Support Units within their organization.

Key roles and responsibilities

Specific responsibilities:

Strategy development and delivery: Take the lead in developing and delivering a strategy for the Development Support Unit at IPAR. You will be responsible for setting objectives and developing a plan to achieve them.
Business development: Search for new project opportunities, contacting funders and clients, lead and contribute to the development of concept notes, proposals, budgets and expressions of interest. We are keen to maintain a good balance between proactively developing initiatives based on our own understanding of the challenges and opportunities in the field and responding to calls for proposals from clients.
Programme and project delivery: The Head will also be responsible for delivering any new projects won. This includes setting-up the teams, developing workplans and determining roles and responsibilities, oversight over the quality and timeliness of deliverables, budget management, etc. The Head may use the new projects to start building the unit’s team, thus delegating some responsibilities to team members.
Develop a financial sustainability strategy for resourcing the Unit: develop a plan for ensuring the long-term sustainability of this new stream of work for IPAR.
Establish rules and financial tracking system: In coordination with the Head of Admin and Finance, the Head must establish financial rules and financial tracking systems for expenses related to bid preparation.
Monitor and document the progress made in developing and implementing the unit.
Identify and track performance against annual targets for developing and winning proposals, financial implications of bidding and awarding, estimated award rates (e.g. a good year would result in an award rate of 30% on value of contracts).
Develop proposals and initiate the process for bidding on at least 1 USAID grant and/or agreement. For USAID specifically, the Head will:
- Read the USAID/Senegal CDCS and the USAID/West Africa RDCS.
- Become familiar with the USAID/Senegal website.
- Read the “Working in partnership with us” section of the USAID/Senegal website.
- Study the sections on grants and cooperation agreements in the “Finding a funding opportunity” section.
- Consider downloading the Grants.gov mobile app for ongoing access to opportunities.
- Register at www.grants.gov
- Access USAID’s “Business Forecast” website, browse its links and subscribe to USAID’s procurement and assistance mailing list.
- Use the learning and training resources on Grants.gov and Business Forecast to learn how to search for opportunities for which IPAR is eligible.
- Identify USAID/Senegal and USAID/West Africa staff who can answer questions about opportunities and call or email them to learn more about eligibility, timeline, application process, etc.
- Coordinate the preparation of proposals, expressions of interest and other responses required for review (and triggering of the NUPAS procedure). This activity can be led and coordinated by the consultant, but should be distributed and shared, with the responsible person providing guidance on proposal structure, deadlines, etc.
- Track documents and talk with USAID staff about upcoming grant opportunities.

Main deliverables

The assignment will last 10 months and the expected deliverables are as follows:

Preparation of proposals, expressions of interest (minimum 6 opportunities including 1 USAID opportunity)
A procedures manual (or a compilation of policies and processes)
Summary report on the process to deliver and implement the unit.
Sustainability plan for future resourcing of this unit.
System for tracking financial and performance targets

Renewal will be subject to performance

Experience and skills

We are looking for an individual with an entrepreneurial drive with a track record of setting up consulting firms or establishing revenue generating streams within non-profit, NGO or research organisations.

We are looking for someone who is strategic, has business development skills, strong relationship and networking skills and a track record for establishing new business processes and achieving results in generation of new business: contracts and/or projects.

Key skills and competencies:

Knowledge of think tanks organisation and have experience in developing new opportunities, mobilizing resources and preparing bids for a range of donors including: USAID and other bilateral agencies, multilateral organisations, international foundations, large international NGOs.
Be based in Dakar;
Experience with USAID grant and contract expectations and procedures;
Excellent communication and writing skills, for a variety of audiences including for fundraising and business development purposes, management and consulting services (e.g. concise, succinct, and clear)
Proven ability to translate research, advocacy and implementation ideas into fundable projects.
Skills in negotiation, listening, communication of ideas, problem solving, decision making.
Ability to work as part of a team and ability to work independently and remotely.
Experience building and managing teams.
Strong multitasking and project management skills. Specifically, time management skills, including managing a complex and varied workload and its corresponding budget.
Excellent IT skills (Word, Excel, Power Point plus survey and qualitative/ quantitative research software is ideal).
Fluent in French and English.

Previous experience:

Experience working in a think tank, a policy research institute or a consultancy.
Experience writing successful bids in response to requests for proposals from foundations, bilateral and multilateral agencies, NGOs, etc. and developing fundable projects.
Experience developing their own projects and programmes and successfully raising funds to deliver them.
Experience delivering consulting/service deliver programs and projects.

Personal qualities:

Self-motivated, proactive and independent worker. We are looking for candidates with an entrepreneurship spirit and approach who want to join IPAR’s mission.
Critical thinking and thought leadership.
Able to multitask, manage and prioritise competing deadlines.
Able to manage time and resources efficiently.
Able to work and get along with a diverse set of individuals.

Terms of employment

Hours: Full-time (flexible working hours)
Salary: Competitive depending on your experience.
Please note that OTT is a UK based company, OTT will cover the cost of this role for the 1st 10 months. OTT will issue a consulting contract.
Contract type: 10-month contract.

How to apply

Please submit your application by emailing Julie LaFrance ([email protected]):

Your CV
A cover lever outlining your experience and skills to deliver this role. This is a role that requires a candidate who is ready to hit the ground running. Please provide evidence of your experience and skills.

We recommend submitting your application as soon as possible. Candidates will be contacted in a rolling basis.

Diversity and inclusion

At OTT we value diversity. So do our partners IPAR. We encourage applicants from all over the world and will not discriminate on the basis of anything other than the candidate’s ability to do the job.

In this case, however, given the nature of the role, we are looking for candidates who are based in Dakar and wish to develop a long-term relationship with IPAR Senegal.